Paragony zagraniczne, a księgowanie kosztów uzyskania przychodu

Zagraniczne faktury uproszczone nie mogę być traktowane jako dowód poniesienia wydatków kwalifikowanych do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdza to jedna z interpretacji DKIS z 31 grudnia 2018 r. (o nr. 0115-KDIT3.4011.520.2018.3.WM)

W przypadku, w którym przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług budowlanych oraz remontowych i realizuje zlecenia na terenie Niemiec, często dokonuje zakupów niezbędnych materiałów w niemieckich sklepach budowlanych. Najczęściej zakupy te są dokumentowane przez niemieckich dostawców fakturami i fakturami uproszczonymi wystawionymi na podstawie niemieckich przepisów.

W związku z powyższym, często kwestią sporną jest, czy można do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć wydatki poniesione na terenie Niemiec udokumentowane wyżej wymienionymi fakturami wyglądającymi jak polskie paragony, lecz nie zawierającymi danych nabywcy?

U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów rozchodów, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe taki jak: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne (określa to rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów) oraz inne stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Powinny one zawierać min. określenie wystawcy lub wskazanie stron, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej (wystarczy jedna data w przypadku, gdy data wystawienia odpowiada dacie dokonania operacji), przedmiot operacji i jego wartość oraz ilościowe określenie, gdy przedmiot jest wymierny w jednostkach naturalnych, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji oraz oznaczenie numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi  na jego podstawie.

Pewne wydatki jednak mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi, czyli dokumentami zaopatrzonymi w datę i podpisy osób, które bezpośrednio wydatków dokonały. Zakup materiałów budowlanych niezbędnych do realizacji zleceń budowlanych i remontowych na terenie Niemiec nie został jednak wymieniony w tej grupie podatków.

Ponadto dowód księgowy powinien być sporządzony w j. polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. Wartościowe określenie operacji tylko w walucie obcej rodzi obowiązek przeliczenia waluty obcej na złoty po kursie obowiązującym w dniu dokonania operacji Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Odrębnymi przepisami, do których odsyła rozporządzenie jest ustawa o VAT. Organy podatkowe przyjmują, że jeżeli rachunki uproszczone, dokumentujące zakup na terenie Niemiec materiałów budowlanych, wystawione zgodnie z przepisami niemieckimi, nie zawierają danych wymaganych ustawą o vat, tj. danych nabywcy to nie mogą być uznane za dowody księgowe.

W związku z powyższym niemieckie faktury uproszczone nie mogą być podstawą zaliczenia wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Potwierdza to jedna z interpretacji DKIS z 31 grudnia 2018 r. (o nr. 0115-KDIT3.4011.520.2018.3.WM).