Rozliczanie i księgowanie wynagrodzenia pracownika należącego do PPK

Z dniem 1 stycznia 2019 r. zaczęły obowiązywać przepisy ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych (dalej: PPK). Jest to powszechny i dobrowolny program oszczędnościowy dla zatrudnionych osób, za które pracodawca zobowiązany jest opłacać składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe. Program PPK jest finansowany przez państwo, pracodawców oraz pracowników, a jego głównym celem jest zachęcenie do dodatkowego oszczędzania na emeryturę.

Czym jest PPK i od kiedy obowiązuje

Należy podkreślić, że środki gromadzone w ramach PPK pozostać mają prywatną własnością pracownika na takiej zasadzie, jak np. lokaty bankowe. Każda firma lub instytucja zatrudniająca co najmniej jedną osobę, podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym niezależnie od formy zatrudnienia w wieku od 18 do 54 lat – musi utworzyć PPK dla swoich pracowników. Uczestnictwo w PPK osób w wieku między 55 a 69 lat będzie uzależnione od złożenia przez nich stosownego oświadczenia.

Ustawa o PPK z 4 października 2018 r. zakłada, że pracownicze plany kapitałowe wdrażane mają być stopniowo. Termin przystąpienia firmy do PPK jest uzależniony od wielkości oraz typu pracodawcy.

Forma oraz treść umowy o PPL

Na pracodawcy ciąży obowiązek zawarcia umów o zarządzanie oraz prowadzenie PPK. Umowa o zarządzanie zawierana jest między pracodawcą a instytucją finansową. Musi być zawarta w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku, nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym pracodawca jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Informację o zawarciu umowy o zarządzanie należy przekazać do ewidencji prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.

Z kolei umowa o prowadzenie PPK jest to umowa zawierana przez pracodawcę z instytucją finansową, ale w imieniu i na rzecz pracowników. Pracodawca, w porozumieniu ze związkami zawodowymi, musi wybrać instytucję finansową, w której utworzone zostaną rachunki PPK dla pracowników. Jeśli w firmie nie ma związków zawodowych, wtedy pracodawca dokona wyboru w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Jeśli pracodawca nie osiągnie porozumienia na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy – wybiera instytucję finansową sam. Umowę na prowadzenie konta pracodawca może zawrzeć z jedną z następujących instytucji finansowych:

– Funduszem inwestycyjnym, zarządzanym przez Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych,

– Funduszem emerytalnym zarządzanym przez Powszechne Towarzystwo Emerytalne lub Pracownicze Towarzystwo Emerytalne,

– Zakładem Ubezpieczeń.

Zgodnie z przepisami pracownicze plany kapitałowe są finansowane przez państwo, pracodawców, a także samych pracowników. Państwo zapłaci jednorazową składkę powitalną w wysokości 250 zł. Ponadto, będzie wpłacało co roku na rachunek PPK pracownika 240 zł. Warunkiem otrzymania dopłaty rocznej jest wpłata na rachunek PPK w danym roku kalendarzowym kwoty nie mniejszej niż suma wpłat podstawowych naliczonych za okres 6 miesięcy od minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku, a dla pracowników dokonujących obniżonych wpłat – 25 proc. kwoty wpłat podstawowych.

Wpłaty z budżetu Państwa będą finansowane ze środków Funduszu Pracy. Kolejnym źródłem jest sam pracownik, który może zdecydować, czy prócz ustawowej minimalnej składki w wysokości 2 proc. swojego wynagrodzenia brutto, chce dodatkowo odprowadzić kolejne składki wynoszące maksymalnie do 2 proc. swojego wynagrodzenia. Trzecim podmiotem dokonującym wpłat na PPK jest pracodawca, który obowiązkowo będzie wpłacać 1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika. Może jednak zdecydować o zasilaniu konta wyższą składką. Wpłata dobrowolna może wynieść do 2,5 proc wynagrodzenia brutto. Może też być zróżnicowana ze względu na długość zatrudnienia, albo na podstawie postanowień regulaminu wynagrodzeń lub układu zbiorowego pracy obowiązujące u pracodawcy.

Pracownik może mieć więcej niż jedno konto PPK. Stanie się tak w przypadku, gdy będzie zatrudniony w kilku firmach, a każdy pracodawca otworzy dla niego odrębne konto.

W sytuacji zmian pracodawcy, pracownik powinien zdecydować, czy środki zgromadzone na jego PPK przeniesione zostaną na PPK kolejnego pracodawcy w formie tzw. wypłaty transferowej. Zakłada się jednak generalnie, że konto PPK powinno „wędrować” za pracownikiem, gdy zmienia pracę, chyba że nie wyrazi on zgody na taki transfer. I właśnie w tej sytuacji także pojawia się kilka kont należących do tej samej osoby.

Wyłączenia

Co więcej ustawa przewiduje wyjątki od obowiązku utworzenia planów kapitałowych.

Programu nie muszą wprowadzać:

1. Mikroprzedsiębiorcy (czyli firmy zatrudniające mniej niż 10 osób) w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy złożą deklarację rezygnacji z uczestnictwa w PPK;
2. pracodawcy, u których w dniu objęcia przepisami ustawy funkcjonuje Pracowniczy Program Emerytalny ze składkami min. 3,5 proc. oraz udziałem pracowniczym min. 25 proc.