BIULETYN PODATKOWOPRAWNY – NAJWAŻNIEJSZE WPROWADZONE ZMIANY W PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG ZWIĄZANE Z KRAJOWYM SYSTEMEM E-FAKTUR

I. INFORMACJE OGÓLNE
W styczniu 2022 r. Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) weszła w życie istotna zmiana w zakresie fakturowania, bowiem wprowadzony został nowy rodzaj faktury – faktura ustrukturyzowana. Druga Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (również nowelizująca przepisy w tym zakresie) oczekuje na podpis prezydenta.
Istotą faktur ustrukturyzowanych jest wystawianie ich według jednego wzorca w oparciu o strukturę logiczną (schemę) ustaloną przez Ministerstwo Finansów oraz przechowywanie i przetwarzanie tak wystawionych faktur w scentralizowanym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej jako KSeF). System ten sprawdza poprawność przesyłanych do niego faktur i decyduje o ich dopuszczeniu do obrotu. Podatnicy mogą fakultatywnie wystawiać faktury w postaci ustrukturyzowanej już od 1 stycznia 2022 r.
1.Obligatoryjne obowiązywanie e-faktur (art. 106ga ustawy o VAT)
• Od 1 lipca 2024 r. faktura ustrukturyzowana będzie (co do zasady) jedyną dopuszczalną formą dokumentowania czynności wykonywanych przez podatników VAT mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
• Dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT, dokonujących czynności dokumentowanych fakturami uproszczonymi (art. 106e ust. 5 pkt 3), w tym paragonów fiskalnych uznanych za faktury, dokonujących czynności dokumentowanych fakturami wystawionymi przy zastosowaniu kas rejestrujących KSeF będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
• Dokumentów wystawionych z pominięciem KSeF wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy nie będzie uznawać się za fakturę.
1.2.Fakultatywne wystawianie e-faktur (art. 106ga ustawy o VAT)
• Wystawianie faktur ustrukturyzowanych pozostanie fakultatywne dla podatników zagranicznych niemających stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
1.3.Wyłączenie z możliwości wystawiania e-faktur (art. 106ga ustawy o VAT)
• Niniejsza forma faktury nie będzie dostępna dla podatników korzystających z procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług (OSS), szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób lub szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS). • Faktury konsumenckie (B2C) również nie będą objęte KSeF. • Dodatkowo w drodze rozporządzenia wykonawczego Minister Finansów będzie mógł zwolnić z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych niektórych podatników (art. 106s ustawy o VAT).
W ww. przypadkach uregulowano, że wystawia się faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne.
2.Brak dostępności KSeF oraz sytuacje nadzwyczajne
W okresie awarii KSeF, faktury ustrukturyzowane będą wystawiane w postaci elektronicznej, zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie przepisu art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT. Faktury wystawione w tym okresie podatnik jest zobowiązany przesłać lub udostępnić odbiorcy w sposób z nim uzgodniony. W Biuletynie Informacji Publicznej MF zostanie wtedy opublikowany stosowny komunikat, określający datę początkową i końcową awarii. Istotne jest, że w ciągu 7 dni od daty końcowej awarii, określonej w komunikacie, wystawca będzie obowiązany przesłać faktury wystawione w okresie awarii do KSeF celem nadania im numerów identyfikujących (art.106nf ustawy o VAT).
W sytuacji, gdyby korzystanie z KSeF nie było możliwe w związku z wystąpieniem nadzwyczajnej sytuacji kryzysowej, np. wynikającej ze zdarzeń nagłych i nieprzewidywalnych lub awarii infrastruktury, podatnik prowadzący działalność gospodarczą na obszarze objętym sytuacją kryzysową, w okresie trwania tej sytuacji będzie mógł wystawiać faktury w dotychczasowych formach, zamiast w formie ustrukturyzowanej. Takie faktury nie będą podlegały późniejszemu przesłaniu do KSeF (art. 106ne ustawy o VAT).
Przepisy regulują również sytuację, w której po stronie podatnika pojawi się problem z dostępnością do KSeF (art. 106nh ustawy o VAT).
3.Kary za niedopełnienie obowiązków
• Podatnik, który wbrew obowiązkowi nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, w okresie trwania awarii KSeF albo niedostępności KSeF, albo w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem, nie przesłał w wymaganym terminie do KSeF, o której mowa w art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT podlegać będzie karze pieniężnej.
• Wysokość kary może wynosić do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.
• Warto podkreślić, iż kary pieniężne będą nakładane przez Naczelników Urzędów Skarbowych dopiero począwszy od 1 stycznia 2025 r., dając podatnikom 6-miesięczny okres przejściowy na wypracowanie procesów pozwalających na wyeliminowanie nieprawidłowości.
II. SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE W ZAKRESIE STOSOWANIA E-FAKTUR
1.Faktury korygujące
• W formie ustrukturyzowanej będą wystawiane także faktury korygujące, również te odnoszące się do faktur pierwotnych wystawionych przed 1 stycznia 2024 r. w innych formach. Co do zasady, faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę pierwotną, co umożliwi ich automatyczne powiązanie ze sobą. Oznacza to, że fakturę korygującą do faktury, która była wystawiona w okresie awarii KSeF, będzie można wystawić dopiero po przesłaniu faktury pierwotnej do systemu.
• Do faktur ustrukturyzowanych nie będzie się wystawiać not korygujących (uchylenie art. 106k ustawy o VAT).
Przepis przejściowy reguluje, że w przypadku not korygujących wystawionych przez nabywcę towaru lub usługi i niezaakceptowanych przez wystawcę faktury przed dniem 1 lipca 2024 r., do takich not stosuje się przepis art. 106k ust. 2 ustawy o VAT, w brzmieniu dotychczasowym, co oznacza, że muszą zostać zaakceptowane.
Natomiast w przypadku not korygujących wystawionych przez nabywcę towaru lub usługi przed dniem 1 lipca 2024 r. stosuje się art. 106l ustawy o VAT, w brzmieniu dotychczasowym.
1.2. Korekta zmniejszająca wartość podatku należnego
• Wprowadzona została zasada (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT) zgodnie, z którą po stronie podatku należnego obniżenia podstawy opodatkowania będzie dokonywać się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił e-fakturę korygującą. Podatnicy wystawiający e-faktury korygujące we wskazany sposób nie będą obowiązani do posiadania dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Potwierdzenie właściwego dostarczenia korekty do nabywcy będzie zapewniał system KSeF.
• W przypadkach, dla których możliwe będzie wystawianie faktur w postaci papierowej lub elektronicznej poza KSeF, wprowadzono zasadę korygowania w ust. 13a wskazując, że w związku z wystawieniem faktury korygującej innej niż faktura ustrukturyzowana obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, podatnik będzie dokonywał za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi (art. 29a ust. 13a ustawy o VAT).
• Dodatkowo zgodnie z dodanym art. 29a ust. 13b ustawy o VAT, jeżeli podatnik wystawi fakturę korygującą zgodnie z art. 106nf albo art. 106nh ustawy o VAT oraz prześle ją do KSeF przed otrzymaniem potwierdzenia otrzymania faktury korygującej, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, będzie mógł dokonać za okres rozliczeniowy, w którym prześle fakturę korygującą do KSeF. Zatem w tym przypadku podatnik nie będzie obowiązany spełnić wymogu posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.
• Wyjątkiem od tej zasady będzie natomiast faktura korygująca wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2 i 3 ustawy o VAT (tj. nieposiadającego siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju lub nieposiadającego takiej siedziby, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju nie uczestniczy w transakcji nabycia) oraz udostępniona temu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF.
• Zmiany wprowadzono również we wprowadzeniu do wyliczenia w art. 29a ust. 15 ustawy o VAT wskazując, że warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi (w związku ze zmianami w ust. 13–13b) nie będzie stosować się w przypadku, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia otrzymania faktury przez odbiorcę faktury, mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej. Jednocześnie zachowano inne przypadki, dla których dotychczas przy korekcie nie była wymagana dodatkowa dokumentacja.
• Z kolei dodane przepisy art. 29a ust. 15b i 15c ustawy o VAT dotyczą dodanych do ust. 15 wyłączeń od warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.
1.3.Korekta zmniejszająca wartość podatku naliczonego
• W art. 86 ust. 19a ustawy o VAT wprowadzono zmianę polegającą na tym, że nabywca będzie obowiązany do skorygowania podatku naliczonego „in minus” w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej.
• Odrębną zasadę (art. 86 ust. 19aa ustawy o VAT) przewidziano dla przypadku, gdy podatnik (dostawca lub usługodawca) wystawi fakturę korygującą „in minus” w postaci ustrukturyzowanej oraz udostępni ją w sposób inny niż przy użyciu KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2 i 3 ustawy o VAT (tj. nieposiadającemu siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju lub nabywcy nieposiadającemu takiej siedziby, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, jeżeli nie uczestniczy ono w transakcji nabycia). W takich przypadkach nabywca towaru lub usługi będzie obowiązany do zmniejszenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym sprzedawca wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej.
• Wprowadzono również odrębne zasady korekty podatku naliczonego „in minus” w przypadkach, gdy wystawiono faktury inne niż faktura ustrukturyzowana w KSeF (art. 86 ust. 19ab i 19ac ustawy o VAT).
✓ W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę inną niż faktura ustrukturyzowana – nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą (ust. 19ab).
Przepisy przejściowe wskazują, że do faktur korygujących wystawionych przed dniem 1 lipca 2024 r. przepisy art. 29a i art. 86 ustawy zmienianej w art. 1 stosuje się w brzmieniu dotychczasowym.
2.Stosowanie kursu waluty obcej (art. 31a ust. 1a ustawy o VAT)
• Nowelizacja wprowadziła zmianę art. 31a ustawy o VAT w zakresie stosowania kursu waluty obcej w przypadku wystawienia faktur ustrukturyzowanych, dla których powstanie obowiązku podatkowego wiąże się z wystawieniem faktur oraz faktur ustrukturyzowanych w walucie obcej wystawionych przed powstaniem obowiązku podatkowego.
• Zgodnie ze zmianą w przypadku dostaw towarów i świadczenia usług, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, przeliczenia na złote podatnik będzie mógł dokonać według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, jednak pod warunkiem, że faktura ustrukturyzowana została wystawiona nie później niż następnego dnia po dniu, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.
• Dodatkowo w przypadku, gdy podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Dodatkowo podatnik może dokonać tego przeliczenia również według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, pod warunkiem że faktura ustrukturyzowana została wystawiona nie później niż następnego dnia po dniu, o którym mowa w tym przepisie (art. 31a ust. 2 ustawy o VAT).
3.Skrócony termin zwrotu podatku (art. 87 ustawy o VAT
W trwającym obecnie okresie fakultatywnego stosowania faktur ustrukturyzowanych podatnicy, którzy wystawiają faktury wyłącznie w tej formie mogą korzystać z krótszego, 40-dniowego terminu zwrotu podatku VAT. Zgodnie z założeniami nowelizacji ustawy od 1 lipca 2024 r. zwrotu podatku w ciągu 40 dni stanie się podstawowym terminem, zastępując obecny podstawowy termin 60 dni.
4.Faktury zaliczkowe (zmiany do art. 106b ust. 1a i 1b ustawy o VAT)
• Nowy przepis art. 106b ust. 1a ustawy o VAT wprowadza fakultatywne rozwiązanie pozwalające na odstąpienie od obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, jeżeli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty z tytułu tej czynności, w tym samym miesiącu, w którym dokonał tej czynności.
• Z kolei w dodanym art. 106b ust. 1b ustawy o VAT wykluczono zastosowanie proponowanego uproszczenia wynikającego z ust. 1a w przypadkach, dla których terminy wystawienia faktury określone są art. 106i ust. 3–8 ww. ustawy, tj. dotyczących szczególnych terminów wystawiania faktur.
• Dodatkowo do art. 106e ustawy o VAT wprowadzony został ust. 1a zgodnie, z którym w przypadku niewystawienia przez podatnika faktury zaliczkowej z powodów określonych w art. 106b ust. 1a, wystawiona przez podatnika faktura po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi winna zawierać dodatkowe dane, tzn. na fakturze oprócz daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, winna być również podana data otrzymania zapłaty (jeśli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury), o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.
• Następnie w art. 106f ust. 3 ustawy o VAT dokonano zmiany w zapisie polegającą na tym, że gdy faktura nie obejmuje całej zapłaty, na fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, w przypadku wystawienia e-faktury powinna ona zawierać numery KSeF. Natomiast w przypadku innych faktur niż e-faktury powinna ona zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.
• Z kolei w przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery identyfikujące poprzednie faktury w KSeF, a w przypadku faktur innych niż e-faktury numery poprzednich faktur (art. 106f ust. 4 ustawy o VAT).
Przepisy przejściowe wskazują, że zmiany w zakresie faktur zaliczkowych zaczną obowiązywać od 1 września 2023 r.
5. W dodanych przepisach Art. 106gb- 106gc ustawy o VAT określone zostały szczegółowe zasady wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF oraz przesyłania faktur elektronicznych oraz wystawiania faktur w formie papierowej.
6. Faktury wystawiane przez kasy fiskalne
• Nowelizacja wprowadziła zmiany do art. 106h ust. 1 ustawy o VAT oraz uchyliła ust. 2–4, w związku z tym w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:
✓ numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub
✓ paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.
Przepisy przejściowe wskazują jednak, iż do końca 2024 r. pozostanie możliwe wystawianie faktur przy użyciu kas fiskalnych. Od 1 stycznia 2025 r. kasy fiskalne będą emitowały wyłącznie paragony fiskalne.
7.Zmiany w mechanizmie podzielonej płatności (art. 108a ust.3, 3b oraz 3c ustawy o VAT)
W zakresie mechanizmu podzielonej płatności, ustawodawca uregulował wprowadzenie do komunikatu przelewu, czyli komunikatu dedykowanego tej formie płatności, dodatkowej informacji w postaci numeru identyfikującego e-fakturę w KSeF. Obowiązek zamieszczania tej informacji będzie dotyczył wyłącznie sytuacji, w której dostawca lub usługodawca jest obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Dodatkowo zmiany w zakresie dokonywania podzielonej płatności, gdy zapłata dotyczy więcej niż jednej faktury. W przypadku płatności za faktury ustrukturyzowane, nabywca będzie mógł dokonać płatności za kilka wybranych faktur, a nie jak dotychczas tylko za wszystkie faktury wystawione dla niego przez jednego dostawcę lub usługodawcę w danym okresie.